Administratief medewerker •ster
WIELS zoekt een administratief medewerker•ster (4/5de, onbepaalde duur)
WIELS is een toonaangevende instelling voor internationale beeldende kunst waar innovatieve ideeën en creatieve praktijken tentoongesteld worden. WIELS wil het debat over kunst en maatschappij verrijken, nieuwe perspectieven openen en de zintuigen prikkelen. Om dit te bereiken, zijn we zorgzaam, denken we kritisch en stimuleren we nieuwsgierigheid.
Als administratief medewerker werk je samen met de zakelijk leiding aan de ontwikkeling en het nauwkeurig beheren van van maatregelen en taken om de administratieve werking van WIELS efficiënter te maken.
TAKEN
Financieel beheer
- Coördineren van de zakelijke werking: overeenkomsten en contracten beheren, dagelijkse opvolging en beheer van de boekhouding (incl. invoeren van documenten, inkomende en uitgaande facturen, kas- en bankverrichtingen, BTW-aangifte, enz) en algemene administratie.
- Opvolgen en bijsturen van de financiën in overleg met het team, financiële rapportering; zowel voor interne als externe doeleinden.
- Dagelijks financieel beheer, waaronder opvolging van bestellingen, betalingen en relaties met klanten en leveranciers.
- Je werkt aan een doorzichtige, geautomatiseerde en efficiënte gegevensverwerking, Je zorgt voor de vlotte uitbouw van dynamische financiële processen, je optimaliseert en voert hierop interne controles uit.
- Implementeren en beheren van financiële software en digitale tools.
HR-beleid
- Je bent verantwoordelijk voor de volledige loon- en personeelsadministratie van zowel payroll als niet-payroll medewerkers.
- Je zorgt voor een vlot in- en doorstroomproces van jobstudenten en andere contracten. Voor de collega’s ben je het eerste aanspreekpunt bij vragen (“onboarding”)
- Updates van reglementen en procedures, in overeenstemming met het wettelijke kader
Organisatiebeheer
- Toepassen en opvolgen van de VZW-wetgeving en -administratie
- Bijwerken en onderhouden van interne regels en beleidslijnen in overeenstemming met het wettelijke kader, principes van goed bestuur, beheerovereenkomsten en andere interne reglementen.
- Ondersteuning van de directie bij de voorbereiding van (subsidie)dossiers, rapportering, documentatie en presentaties.
- Optimaliseren van interne processen en archivering door digitalisering en automatisering
Profiel
- Je ben administratief sterk: je kan vlot overweg met IT-toepassingen en werkt nauwkeurig.
- Je houdt van werken met cijfers én mensen
- Je denkt en werkt procesmatig en legt snel verbanden.
- Je spreekt en schrijft vlot Frans of Nederlands, en je kennis van de tweede taal is minstens op werkvaardigheidsniveau (B2)
- Je hebt een diploma in financieel en/of zakelijk beheer, of gelijkwaardig door relevante ervaring
- Je hebt al basiservaring in boekhouding, en/of je bent bereid om dit te leren
- Je kunt zelfstandig werken, prioriteiten stellen en deadlines respecteren
- Je hebt een hands-on mentaliteit, met flexibiliteit en verantwoordelijkheidszin
Wij bieden
- Een 4/5de contract van onbepaalde duur
- Een uitdagende en boeiende job in een aangename werkomgeving
- Een brutowedde op niveau B1c volgens het Paritair Comité 329.01
- Maaltijdcheques (8€/dag), hospitalisatieverzekering en een eindejaarspremie
- 20 verlofdagen, 5 bijkomende vakantiedagen
- Begin van het contract: zo snel mogelijk vanaf 15.03.25
Solliciteren
Stuur voor 26 februari je sollicitatiebrief en cv (in één Pdf document) naar job@wiels.org