Collaborateur ·trice administratif·ve (f/h/x)
WIELS recherche un•e collaborateur•trice administratif·ve (4/5e, CDI)
WIELS est une institution de premier plan pour les arts visuels internationaux qui expose des idées novatrices et des pratiques créatives. WIELS vise à enrichir le débat sur l'art et la société, à ouvrir de nouvelles perspectives et à stimuler les sens. Pour ce faire, nous pensons de manière critique et encourageons la curiosité.
En tant que collaborateur•trice administratif•ve vous travaillez en collaboration avec la direction administrative au développement, à la mise en place et au suivi de procédures et tâches destinées à rendre le fonctionnement administratif de WIELS plus performant.
TÂCHES
Gestion financière
- Coordination gestion quotidienne : suivi de contrats, de l’administration générale, et suivi quotidien de la comptabilité (y compris saisie de documents, suivi des factures entrantes et sortantes, des opériations financières, préparation déclarations TVA, etc).
- Suivi et ajustement des budgets en collaboration avec les responsables de projets, établissement de rapports financiers, à des fins internes ou externes.
- Suivi des commandes, des paiements clients et fournisseurs.
- Vous assurez un traitement automatisé et efficace des données, vous assurez le bon développement de processus financiers et administratifs, vous les optimisez et en assurez le contrôle.
- Mise en oeuvre et gestion d’outils et logiciels pertinents.
Gestion des ressources humaines
- Vous êtes responsable de l'ensemble de la gestion des salaires et de l'administration du personnel, qu'il s'agisse d'employés rémunérés ou non.
- Vous veillez à ce que le processus d'entrée et de formation des équipes se déroule sans heurts. Pour les collègues, vous êtes le premier point de contact pour les questions (« onboarding »).
- Mise à jour des réglements et procédures, conformément à la règlementation en vigueur.
Gestion de l’organisation
- Suivre et appliquer la législation propre aux asbl.
- Mettre à jour et faire appliquer des règles de fonctionnement interne conformes aux principes de bonne gestion, à la législation, aux conventions et autres règlements internes.
- Soutenir la direction dans la préparation de dossiers (de subvention), rapports et présentations.
- Optimaliser les processus internes et l’archivage par la numérisation et l’automatisation.
Profil
- Vous avez de solides compétences administratives, vous êtes à l’aise avec les outils de gestion et travaillez avec précision.
- Vous aimez travailler avec les chiffres et êtes à l’aise dans vos interactions avec les autres
- Vous pensez processus et détectez facilement les possibilités d’amélioration
- Vous parlez et écrivez couramment le français ou le néerlandais, et votre connaissance de la deuxième langue est au moins au niveau B2 (compétence professionnelle)
- Vous êtes titulaire d'un diplôme en gestion financière et/ou administrative, ou pouvez démontrer une expérience pertinente.
- Vous avez déjà une expérience de base en comptabilité et/ou vous êtes prêt•e à l'acquérir.
- Vous pouvez travailler de manière indépendante, établir des priorités et respecter les délais.
- Vous avez une mentalité pratique, vous êtes flexible et vous avez le sens des responsabilités
Offre
- Un contrat 4/5e à durée indéterminée
- Un travail stimulant dans un environnement de travail agréable
- Un salaire brut de niveau B1c selon la Commission paritaire 329.01
- Des chèques-repas (8€/jour), une assurance hospitalisation et une prime de fin d'année.
- 20 jours de congé, 5 jours de congé supplémentaires
- Début du contrat : dès que possible à partir du 15.03.25
Candidature
Envoyez votre lettre de motivation et votre CV (en un seul document PDF avant le 26 février à job@wiels.org)